بسمه تعالی
۱- مقدمه
در راستاي رسیدن به اهداف عالیه استراتژيك و افزايش اثربخشي فعالیتها ابزارهایی وجود دارند که می توانند مدیران سازمانها و واحدهای اقتصادی را یاری مينمايند. شش سيگما يكي از روشها و متدولوژيهاست كه با استناد به برنامه ها و سياستهاي كلان مدیران ، ابتدا نسبت به شناسايي پارامترهاي كمي ، كيفي و زماني اقدام نموده و سپس بر اساس ارزيابي اقدامات و نتایج حاصله ، ميزان كارايي و اثربخشي و درجه سيگماي برنامه ها و اقدامات را تعيين و بعد بر اساس مراحل DMAIC ، با تحليل نتايج نسبت به بهبود عيوب و نقايص و ارتقاء اقدام مينمايد .
۲-تاریخچه
در اواسط دهه ۱۹۸۰، شرکت موتورولا تلاش گسترده ای را برای بهبود کیفیت آغاز و این عملکرد را شش سیگما معرفی نمود وهدف را دستیابی به نقص صفر در تولیدات و خدماتش اعلام كرد . این شرکت با ایجاد یک سیستم, ارزیابی عملکرد را بسوی کسب رضایت مشتری بعنوان هدف اصلی سوق داد .اما این مفهوم و برنامه ابداعی در سال ۱۹۸۹ میلادی یعنی زمانی که موتورولا اعلام نمود که تعداد عیوب تولیدات و خدمات ارائه شده نباید از ۳٫۴ قطعه در میلیون بیشتر باشد , به رسمیت شناخته شد. در اوائل دهه ۱۹۹۰ میلادی برنامه ۶ سیگما به آرامی به سازمانهای دیگر نیز راه یافت چنانچه شرکت آلاید سیگنال در سال ۱۹۹۵ میلادی ۱۷۵ میلیون دلار و در سال ۱۹۹۷ میلادی حدود۳۵۰ میلیون دلار توسط ۶ سیگما صرفه جویی کرد.جنرال الکتریک نیز به سبب اجرای این برنامه در سال ۱۹۹۷ میلادی ۵۰۰ میلیون دلار و در سال ۱۹۹۸ میلادی بالغ بر ۷۲۰ میلیون دلار صرفه جویی داشته است.
۳-شش سیگما چیست؟
سیگما حرف هیجدهم از حروف الفبای یونانی و اصطلاحی در آمار است که به نمایش انحراف از وضع مطلوب ( انحراف از استاندارد) میپردازد .۶ سیگما یک روش جامع بهبود اثربخشی عملکردها است و معنای آن تلاش برای نزدیکی هرچه بیشتر به درجه تکامل و برتری در تولید محصول یا ارائه خدمات بوده و هدف آن کاهش انحراف از وضع مطلوب میباشد .
پروژه های ۶ سیگما را بعنوان پروژه های کاهش نرخ خطا تا حداکثر ۳٫۴ نقص در میلیون تعریف کرده اند و نقص عبارت از هر چیزی است که خارج از دامنه استانداردها میباشد .
۴ – اقدامات یا مراحل اجرایی شش سیگما
اقدامات این روش طی ۵ مرحله و با کلمه اختصاری DMAIC و بشرح ذیل میباشند :
۱- Define یا مرحله تعریف کردن که شامل شناسایی شاخصها و پارامترهاي لازم جهت ارزيابي میباشد.
۲- Measure یا مرحله اندازه گیری شامل سنجش و تعیین میزان پياده شدن اهداف برنامه ريزي شده توسط
بررسي عملكردها میباشد.
۳- Analyze یا مرحله تجزیه و تحلیل شامل بررسی علل افزایش یا کاهش مقادیر اندازه گیری شده در مرحله
قبل بوده و با ارائه طریق و تصمیم سازی مدیران را جهت اخذ تصمیمات بهتر یاری مینماید .
۴- Improve یا مرحله اصلاح و بهبود دادن شامل بهبود و اصلاح عملکردها و اقدامات میباشد که با پیاده سازی اقدامات اصلاحی ضمن افزایش کارایی کمی و کیفی و زمانی , ثمربخشی اقدامات و برنامه ها را افزایش داده و مجتمع آموزشی را بسوی بهره وری هرچه بیشتر سوق میدهد.
۵- Control یا مرحله سنجش نتایج اقدامات اصلاحی میباشدکه با ارزیابی موارد توسط ارزیابان خود یا توسط نظرسنجی و بررسی نتایج میباشند و با تجزیه و تحلیل آنها نسبت به ارائه نظرات جدید اقدام میشود.
۵- گروه های شش گانه شش سیگما
طی روش ۶ سیگما تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده در شش گروه سیگمایی بشرح ذیل تقسیم بندی میشوند:
- مرحله ۶ سیگما = اگر تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده حداکثر۳٫۴ عدد در میلیون باشند.
- مرحله ۵ سیگما = اگر تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده بیش از ۳٫۴ و حداکثر ۲۳۳ عدد در میلیون باشند.
- مرحله ۴ سیگما = اگر تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده بیش از ۲۳۳ و حداکثر ۶۲۱۰ عدد در میلیون باشند.
- مرحله ۳ سیگما = اگر تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده بیش از ۶۲۱۰ و حداکثر ۶۶۸۰۷ عدد در میلیون باشند.
- مرحله ۲ سیگما = اگر تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده بیش از ۶۶۸۰۷ و حداکثر ۳۰۸۵۳۷ عدد در میلیون باشند.
- مرحله ۱ سیگما = اگر تعداد عیوب یا نقایص شناسایی شده بیش از ۳۰۸۵۳۷ در میلیون باشند .
۶-استفاده از مفاهیم شش سیگما جهت محاسبه اثر بخشي يا Effectiveness :
در مبحث اثربخشي مفاهيمي نظير مطلوبيت ، كارايي كمي ،كارايي كيفي و كارايي زماني وجود دارند كه بشرح ذيل ميباشند:
۱ – مطلوبيت يا Utility نشان دهنده ميزان رضايتمندي افراد از پیاده شدن شاخصها و استانداردهاي تعيين شده در دامنه هاي تعريف شده ميباشد.
۲- كارايي كمي يا كارآمدي كمي يا Efficiency Quantitative بمعني نسبت كميت خروجي واقعي به كميت خروجي استاندارد مورد انتظار ميباشد مثلاً اگر استاندارد حمل آجر در يك روز توسط يك كارگر ۱۰۰ عدد آجر باشد ، چنانچه او در يك روز ۸۰ آجر حمل نمايد ، كارايي كمي او در آن روز ، ۸۰ تقسيم بر ۱۰۰ يعني ۸/. خواهد بود .
۳- كارايي كيفي يا Efficiency Qualitativeبمعني نسبت كميت لحاظ شدة صفات ، شاخصها و استانداردها به كميت صفات ، شاخصها و استانداردهاي مصوب شده و مورد انتظار محصول يا خدمات ميباشد در خصوص مثال حمل آجر ، در مرحله قبل فقط تعداد آجر مورد بررسي قرار گرفت اما در اين مرحله لحاظ شدن صفات و شاخصها و استانداردها مورد بررسي قرار ميگيرد كه مثلاً از نظر جنس ، ابعاد و وزن استانداردها چقدر رعايت گرديده است و با مقايسه صفات و شاخصها و استانداردهاي كيفي لحاظ شده با استاندارد، كارايي كيفي بدست خواهد آمد كه مثلاً اگر ضريب مطلوبيت صفات آجر براي مشتريان و مصرف كنندگان در خصوص جنس آجر ۱ ، وبراي ابعاد ۲ و براي وزن ۵ فرض شود ، حال اگر تعداد آجرمطلوب در دامنه مقبوليت جنس بين A تا B = 90 در صد يعني ۹/. و تعداد آجر در دامنه مقبوليت ابعاد بين C تا D = ۷/. و تعداد آجر در دامنه مقبوليت وزن بين E تا F ۵/. باشد ، كارايي كيفي كلي آجرهاي مقبول بقرار ذيل خواهد بود ( ۱ * ۹/. + ۲ * ۷/. + ۵ * ۵/. ) تقسيم بر مجموع ضرايب مطلوبيت يعني ۸ كه حاصل آن = ۶ /. ميشود يعني كارايي كيفي آجرهاي حمل شده ۶/. ميباشد
۴- كارايي زماني يا Efficiency Time بمعني نسبت زمان استاندارد و مورد انتظار به زمان واقعي انجام كار ميباشدكه در مورد مثال آجرها ، در ۸ ساعت كار ، فقط ۸۰ درصد كار انجام شد لذا با همين كارايي، براي انجام كل كار ۱۰ ساعت زمان لازم است لذا كارايي زماني كار يعني تقسيم زمان استاندارد و مورد انتظار به زمان واقعي يعني تقسيم ۸ به ۱۰ عدد ۸/۰ بدست خواهد آمد.
۵- اثر بخشي يا Effectiveness توسط اعمال ریاضی بین مقادیر كارايي كمي و كارايي كيفي و كارايي زماني بدست می آید كه در صورتی که متغیرها غیروابسته باشند ، توسط میانگین حسابی و اگر وابسته باشند با محاسبه میانگین هندسی بدست می آیند .مثلاً در خصوص درسهای دبیرستان چون مردود شدن در یکی به مردودی کل سال منجر می شود لذا متغیر وابسته میباشند.
در سازمانها ، شركتها و نهادها تا زماني كه خروجي عملكردها از حالت مقادير كيفي به كمي قابل تبديل نباشند ، قابل اندازه گيري نبوده و تا زماني كه قابل اندازه گيري نباشند قابل مديريت نيستند . لذا با روش فوق يعني تعيين ضرايب نسبي كارايي كمي ، كارايي كيفي و كارايي زمان جهت فعالیتها ميتوان ميزان اثربخشي عملكردها را محاسبه نموده و بالطبع با ترغيب و تمركز همه نيروها بر افزايش اثربخشي ، بسوي ارتقاء ميزان بهره وري يا Productivity واحدها پیش خواهیم رفت .
اثربخشی بسته به اینکه شاخصهای ما وابسته یا غیر وابسته باشند با ۲ فرمول متفاوت محاسبه میگردد.
۵-۱ اثر بخشی وابسته: شاخص های وابسته نظیر مثال فرد تشنه ای که در بیابان گرفتار بی آبی شده، اگر حداقل مقدار برای زنده ماندن A ، و حداقل کیفیت برای قابل شرب بودن و زنده ماندن B ، و حداکثر تاخیر زمانی C در نظر گرفته شده و میزان مطلوبیت و اهمیت هر یک از شاخص ها نیز به ترتیب اگر a و b و c در نظر گرفته شوند، در صورت صفر شدن هر یک از شاخص های کمی، کیفی و زمانی یعنی کمبود آب(کمی) یا کیفیت نامناسب و آلودگی املاح یا میکروبی آب (کیفی) و یا دیر رسیدن آب ، فرد از بین خواهد رفت و کلیه زحمات دو شاخص دیگر ما هدر خواهد رفت و کار ما بی اثر خواهد شد،گرچه حتی دو فاکتور دیگر در بهترین حالت نیز باشند ؛لذا فرمول محاسبه آن بصورت میانگین هندسی یعنی ریشه(a+b+c) ام رادیکال( A به توان a ضربدر B به توان b ضربدر C به توان c ) محاسبه میشود که در مثال فوق که ۸/۰ A=و ۸/۰ B= و ۶/۰ C=در نظر گرفته شده اگر مطلوبیت به ترتیب ۲ و ۳ و ۵ در نظر گرفته شود ، فرمول نهایی اثربخشی عدد ۰/۶۹۲۸خواهد شد .
۵-۲ اثر بخشی غیروابسته: فرمول آن بصورت میانگین حسابی محاسبه میگردد یعنی A ضربدرa + B ضربدرb + C ضربدرc تقسیم بر ( a+b+c ) که مثال عددی آن در خصوص مثال فوق عدد ۷/۰ خواهد شد.
با تشكر– حسن زاده